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論談集合住宅管理新聞「アメニティ」論談

365号 組合員名簿の整備は管理組合運営にとって不可欠

組合員名簿の整備は管理組合運営にとって不可欠

そもそも団体である限り、その構成員が誰であるかが明確になっていないということはありえない。管理組合はマンション管理のための団体であるから、当然、その組合員構成がどうなっているかが明確でなければならない。それが組合員名簿である。したがって、法律や規約でどうなっているかと言う議論以前に、組合において組合員名簿は当然に存在しなければならないものである(法人化した管理組合には法的にその備え置きと更新が義務付けられている)。

なお、組合員名簿といっても、管理組合においては単に区分所有者の名簿と言うことでは不十分で、その同居する家族や、占有者がいればその名簿も必要である。いわば、居住者名簿を兼ねたものである。

具体的な組合運営を想定すればそれは明白である。管理費等の徴収管理や総会の案内・出席組合員の確認からして名簿が不可欠である。例えば、総会での代理人が組合員の同居の家族や占有者等に限定されている場合、家族や占有者の名簿が無ければ確認できないであろう。また、区分所有法では議決権の五分の一以上で集会(総会)召集請求できるとなっているが、それが行使できるためには、組合員名簿が整備されている必要がある。特に、外部居住組合員の住所は組合員名簿でしか確認できない。

このように、組合運営にとって組合員名簿は不可欠ということは理解されよう。が、問題はその整備である。名簿原本を備えていないということは無いとしても、それが実態に合わせて時々刻々更新されているかである。理想的には、総会に合わせて年に一度名簿原本を更新し直すというのが良いであろう。

次の問題は、名簿原本を基に、それを簡便な組合員名簿一覧表にして作成しているかである。かつては多くの管理組合がこれを作成していたが最近は作成していないようである。それが、前述の論談での説明のように、個人情報保護法への誤解・過剰反応ということであれば誠に残念である。組合員名簿一覧表がないと、機動的な組合運営に支障がでてくる。 なお、組合員名簿管理を管理会社に全面的に委託している場合、管理会社が個人情報保護法を盾に、役員にも名簿を見せないということがあると言う。これこそ、本末転倒と言わなくてはならない。管理組合運営にとって、名簿の整備は原点であることを役員には改めて認識していただきたい。(論説委員会)


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