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論談集合住宅管理新聞「アメニティ」論談

289号 管理会社との契約更新に際して

管理会社の委託管理料が周辺の同規模のマンションに比べて高いのではないかといった相談が多い。同じような規模のマンションでも、委託管理内容が違えば金額も違ってくるのは当然である。適正水準かどうかは単純に比較できない。

管理会社との契約に当たっては、標準管理委託契約書を基にして管理業務項目だけを並べただけでは十分ではない。管理会社に全面的に頼る体勢のままでいくか、管理組合を、理事会が主体的に管理していく体勢でいくか、の確立が前提でなければならない。

何を、何時、どのように、幾らで、どこにやらせるかを決めて実行する権限は、管理組合(理事会)にある。一方、管理会社は、委託契約に忠実に業務を遂行しなければならない。管理会社が独自で行えるのは、契約内の事に限られる。そこで、管理会社との契約の際、次のような条件を出してみてはどうだろう。

  1. 管理会社の委託管理組合の大規模修繕工事等の請負は禁止する。
  2. 日常管理のため管理員や掃除員を常駐させる。
  3. 会計記帳や管理費請求等の事務業務を委託する。
  4. 理事会活動のアシスタントとしてフロントマン(管理業務主任者又はその補助者等)を置く。

(1)は管理組合に対する工事受注誘導の行動を排除するためである。ただし、小修理は除く。修繕工事等は、建築士等に相談して工事仕様書を作ってもらう。フロントマンは理事会の求めに応じてアドバイスをしたり、必要な業者を探したりする。最終的に理事会が業者選定を行い、組合が直接発注する。このように組合が直接発注方式にすれば、経費の節減に役立つ。

(2)管理員等の派遣は、巡回型、通勤型、住み込み方式のうちいずれかを選択することになるが、都心マンションでは住み込み方式が一般的である。

(3)の会計事務処理は、管理会社の事務処理センター等で処理してもらう。事務員が複数の管理組合の事務を担当することができ経済的。

(4)は、フロントマンを派遣してもらう。フロントマンは、管理事務の経験及び専門知識をもっている者が当たる。一般に管理業務主任者(又はその補助者)が担当する。この方式によって管理の継続性が確保できる。しかも、いわゆる自主管理方式とほとんど変わらない形態である。この形態で管理組合は自己判断と自己計算で管理が行えることになる。

(論説委員会)


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