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論談集合住宅管理新聞「アメニティ」論談

293号 総会の準備は万全か

議決権行使書で意思表示する

総会に実際に出席することが望ましいが、止むを得ない場合は、委任状ではなく議決権行使書を提出するようになっているだろうか。
もし、そのような手続が整っていない場合は、なるべく早く他管理組合の例などを参考にして、手続を整えたい。
管理組合という組織のあるべき姿を考えた場合、「賛成」か「反対」以外の「棄権」などがあってはならない。つまり、理事会が考えた議案に対して、賛成なのか反対なのかをはっきりすべきだ。
ある管理組合では、「議決権行使書に何も記されていない場合は賛成とみなす」としている。
異論もあろうが、管理組合の根本は組合員みんなの組織であり、議決権を行使することは、組合員の義務であり責務である。という点を考えると、棄権や無投票、無断欠席があってはならない。
管理組合は、全員参加型組織である。ここで言う参加とは、総会への出席である。これは最低限の組合員の義務とも言うべき行為である。万が一出席できないときは、議決権行使書によって明確に意思表示をしよう。

不規則発言への対応

「声の大きい」組合員によって、議事が混乱することがある。議案の枝葉のことに対して詰め寄り、理事長の首をとったような見得を切っているような気配さえ感ずる。そんな混乱屋に対しては、議事を正常化するために、議案の趣旨の明確化、質問氏の言っていることがいかに枝葉に入り込んでいるのかをきちんと説明し、出席者に対して理解を求めることが必要だ。ほとんどの混乱屋の質問は、提案の目的や趣旨から外れて質問をするか、質問ではなく、自説を唱えている場合が多い。

建設的な意見は大いに聞かなければならないが、場合によっては発言をピシャリと押さえることも必要で、逆に弱腰を見せると、混乱屋は攻め時とばかり、好き勝手な発言を繰り返す。

もちろん、理事会にとっての都合を優先させるのではなく、一面にも書かれているが、「逃げない」「隠さない」「嘘を言わない」の三原則を基に総会運営を図りたいものだ。

(論説委員会)


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