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論談集合住宅管理新聞「アメニティ」論談

308号 総会に出席しよう

出席するから理解が深まる

この時期は通常総会のラッシュである。総会には万難を排して出席したい。総会は管理組合の最高議決機関であるから、出席はある意味、義務とも言える。

実際に出席することによって、議案書ではわからないこと、つまり行間の空気といったようなことが理事長等からの説明などで伝わってくるし、もし、説明などに不明な点があれば、その都度質問をしさまざまなことを明確にできる。それによって、管理組合への理解度が高まり、さらに一緒になって組合を盛り上げなくてはならないことも分かってくるのである。つまり、総会とはまさにそのような管理組合運営とその方向をみんなで確認する場なのだ。理事会と組合員が双方向によるやりとりを行いながら溝をつくらないようにし、さらに行うことへの深みを増すことが可能となる。

出席扱いになる手続き

総会に出席できない組合員は、次の選択肢がある。一つ目は、議決権行使書により、議案毎に賛成か反対の意志を表明すること。二つ目は、議長や知り合いの出席組合員に委任すること。後者の場合、自分の意志と委任した組合員の意志が全く同じであるとは言い難いので、意思表示を明確にできる議決権行使書によるものがよい。どちらも、出席扱いになるので、実際に出席できない場合には,これらの手続きをきちんとしておきたい。議決権行使書も委任状も、予め定められた期日迄に理事会宛に届けておかなくてはならないので注意が必要だ。

代理出席ってなに?

ところで、どうしても出席できない場合に、例えば奥様や知り合いに代理出席を依頼するケースもあるようだ。奥様の場合、組合員であれば議決権行使者として予め届けることで、代理出席ではなく,正式な出席となるので問題はないが、そうでない場合は大きな問題である。

つまり、組合員ではない人による代理出席というのは認められるのか、ということである。そもそも代理出席等という概念がおかしい。

代理出席についての議論を

管理組合は、基本的に組合員の主体的による自立的な運営が求められている。だからといって他者を排除するものではないが、管理組合の目的、そして総会という最高議決機関の重さ。そこに、代理出席という仕組みを本当に認めて良いのか、その妥当性についてぜひ、まず理事会レベルでしっかりと議論をしていただきたい。

(論説委員会)


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