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328号 「管理運営方針」と「広報」

◆管理組合運営理解を促進するために

管理組合運営において広報をきちんと行うことは、組合員が管理組合の活動を理解するために不可欠である。そのためには、まず理事会を定期的にきちんと行ない、総会で決まった年度計画を推進する必要がある。さらに、日々様々な問題を解決しなければならない。
今、管理組合では何を行っているのか、何が問題で、どのように解決をしたのか、それはどのような理由であるかといったことを広報するのである。

◆活動内容等の情報発信

広報とは、管理組合の活動内容等を情報発信することであり、これが疎かだと、誤解を生じることもあるから注意したい。つまり、組合員は常に管理組合は何をやっているのかを知りたいと思っているわけではないのだが、ある時に「総会で承認された、あれは一体どうなっているんだろう」「駐車場不足についてのアンケートを書いたけれど、その後何の音沙汰がない」など、組合員によって温度差はあるものの、それぞれが何かを気にかけていると思っていたほうがよい。

◆総会をわざわざ荒れる場にしない

総会で、そういった思いが噴出することはよくあることである。それは、理事会活動を丁寧に広報していなかったことからくるのである。そこに、広報をしっかり行うことの重要性がある。理由はともあれ、組合員に知らせないと、隠そうとしてもいないのに、組合員から見た時に、「隠している」と思われても仕方がない。

◆「逃げない」「隠さない」「嘘を言わない」

そうならないためには、「逃げない」「隠さない」「嘘を言わない」の原則に基づいて、理事会活動を明らかにしていくことによって、理解が得られるようになり、総会でもそれに基づいた意見になって行くので、運営に前向きさが出て、駆動力が増し、もちろん一体感も醸成されるのである。

◆広報は内容重視

そろそろ総会の準備を始める管理組合が多い。ここで、方針を再度確かめ活動にブレはないか、また総会決議事項にしっかりと取り組んでいるか。それらを見直し、広報で周知をしておくことをお勧めしたい。そうすることで、気持ちを一つにし、総会を乗り越えることが可能となるのだ。

広報は体裁も大切だが、最悪なのは議事録のような広報だ。内容重視で作り、組合員のニーズに応えられる大切なツールとなるようにしたい。

(論説委員会)


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