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334号 理事会運営のポイント

理事会の会議を、効果的かつ民主的におこなうのは、結構むずかしい。会議の運営に悩んでいる管理組合のために、運営のポイントを考えてみたい。

よくない会議の典型として、「会して議せず、議して決せず、決してこれをおこなわず」という言葉が、昔から伝えられている。①集まるのだが本題に入らず雑談に終始する、②討議はするのだが決めようとしないし決まらない、③決まったが誰もやらない、というわけだ。こんなことをいって申し訳ないが、思い当たる方も多いのではないか。

理事会は理事長が議長になって運営をするのが通例だが、何よりも重要なのは、議題を明確にすることだ。今日は何をどんな内容で決めるかを参加者に明示して始める。

第一の「会して議せず」型の理事会は、あまり多くはないと思われる。しかし、集まりが悪いからといって、開始前に雑談をはじめると定足数に達しても雑談が終わらないなどの例は結構ある。対策は、何よりも会議の時間厳守だ。

次の「議して決せず」の例は多い。意外だが、結論があいまいなまま次の議題に移ってしまうことは、しばしばある。重要なのは、この議題は提案どおり決まった、あるいは保留になったなどの結論を議長があらためて明言することだ。

困ったことにはワンマン理事長などで、討論では提案に異論が続出しているのに、採決もせず、終了することがあることだ。参加者の多数が納得してもいないのに、議事録をみると提案どおり決まったとなっている。民主主義の世の中、そんな馬鹿なことはないだろうと思うが、PTAの会議ではよくあるという。理事会でもこういうケースは意外に多くある。防止をするには、参加者がきちんと訂正をもとめなければならない。

最後は「決してこれをおこなわず」。決めたのにやらないのは最悪である。防止策は、途中でのチェック、次の会議の冒頭での業務進行状況の報告である。

(論説委員会)


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