集合住宅管理新聞「アメニティ」論談政府は4月7日、新型インフルエンザ等対策特措法にもとづく緊急事態宣言を発令した。この事態のもとで、総会の集中する季節を迎え、管理組合はどうするかが問われている。
定例総会は義務
区分所有法では年に1回、集会において業務報告をおこなうことが管理者に求められている。たいていの管理組合では年に1回の定例総会を規約で制度化している。定例総会を開くことは、理事会にとって組合員にたいする義務である。しかし、非常事態宣言のもとでは大規模な集会はできなくなっている。ではどうしたらよいか。
書面議決は非現実的
たしかに区分所有法には書面議決の方法が定められているが、これは全員が議案に賛成した場合に議決できる規定であって、全く現実的ではないので、この方法は考えない方がよい。総会を延期することも考えられるが、予算の期限切れはどうするか、役員の任期を延ばすのはいやだ（次の役員が決まるまでは現役員が任務を果たす旨の規定はあるが）などの難点があり、この方法も採用しにくい。
委任状の活用が現実的
そこで私どもとして現実的に考えているのは、次のような形である。これは通常のときはあまり推奨したくないが、緊急時だからやむを得ず認めようという性格のものである。それは委任状の活用である。区分所有法は集会主義をとっており、書面議決では全員の一致を要するが、総会は総組合員（および議決権）の過半数（標準管理規約では半数以上出席でその過半数）で一般議案は議決できる。かつ委任状は出席に扱われ、総会会場への実出席は最低一人でも集会（総会）は成立する。したがって、会場への出席は会場の規模で許される限度にかぎり、あとは議長（理事長）への委任状で決めてもらうのがよい。
議案は必要最小限に
このばあい、議案は通常予算と役員改選など必要最小限にとどめ、新規事業や規約の変更などの争点事案は避けるのが望ましい。ただし、管理組合によって事情が違うので、これは参考であって、いろいろ実情に応じて対応されるのがよいと思われる。
（NPO日住協論説委員会）
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