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皆で考えよう 派遣要員としてのあり方とマナー

NPO日住協理事 大和一真

(1)    派遣要員全般

  1. NPO日住協からの派遣者としての自覚を忘れずに。相手側は派遣者の態度や話の内容等で日住協を常に評価しています。
  2. 約束したことは誠実に実行する。特に時間の厳守。やむを得ず遅刻する場合には必ず事前に電話等を。
  3. 知らないことを「知った(・・・)かぶり(・・・)」をせずに、後日きちんと調べてから報告するように務める。
  4. 自分の知識や体験だけを相手側に押し付けずに、視野を広くして、相手側の立場で対応する。
  5. まず、よい聞き手になる。相手が何を求めているのか、何を質問しているのか、充分に斟酌した上で対応します。
  6. 相手側とのやりとりは必ずメモ(記録)する。重要な点はその場でメモして相手側に確認してもらうように。
  7. 書面作成の際の誤字・脱字等は専門家としての品位を下げます。
  8. 秘守義務は重要ですが、派遣者(日住協)への報告も重要です。

(2)相談員(アドバイザー)

  1. いきなり、突然、広範囲からの質問(相談)があります。相談員としては、日頃から、広く情報(知識)を整理しておくようにしましょう。
  2. 分からないこと、知らないことは、その場の思いつきで回答せずに、後日調査をしてから正確な情報を報告するようにする。
  3. 自分の経験や一人よがりの押し付けは厳禁です。広く客観的な回答を心がけましょう。
  4. 相談は、まず、相手側の話をよく聞くことから始めます。
  5. 回答は、相手側の質問内容に沿って、相手側の立場に立って、簡潔・明瞭に。できるだけ易しい言葉や表現で。
  6. タイミングの良い合づちや補助質問が重要です。これによって相手側の話しを促したり、相手側が話しを整理するきっかけともなります。

(3)   顧 問(アドバイザー)

  1. 顧問という職能は、相手側管理組合の考え方や住民意識など、マンションの全体を把握していないと務まりません。
  2. したがって、理事会には万難を排して出席するようにしましょう。
    日頃から、建物・設備・会計処理方法等のことはもとより、住民のコミュニティやトラブルなどに至るまでを把握しておくことが必要です。
  3. また、当該マンションのことだけでなく、地域との関わりや公的支援制度、場合によってはそのマンションの資産価値(中古価格)など、広範囲な知識と情報が要求されます。
  4. しかし、あくまでも顧問という立場ですから、出過ぎた言動は慎むべきです。

(4)   理事長(区分法上の管理者)

  1. まず、自分の立場の確認から始めます。理事長不在の管理組合(理事会)は、実態の伴わない管理組合か、理事同士でかなりもめている管理組合、または管理会社に全てを依存している管理組合か、等々、実情把握が重要です。
  2. その上で、途中でハシゴを外されないようにすることが肝要です。理事長(管理者)として就任するということは一種の契約行為ですから、契約の相手側(当事者)は誰か、その人はどんな立場(手続き)で、当事者になっているのか、など事前確認が重要です。
  3. 単に管理組合理事長を補佐・代行する立場の派遣の場合であっても、代行する範囲、権限(委譲)等々について事前確認が重要です。
    この場合、他の役員等(理事等)の考え方や態度等も重要ポイントです。また、管理会社や管理員との事前調整も必要となります。
  4. 理事長(管理者)として就任したら、マンション全体のことを考えて行動することになります。全体のリーダーとしての自覚が重要です。

(5) コンサルタント(特定業務)

  1. 専門家としての知識や技能を各々要求されるビジネスですから、業務の受託内容や期間、相応の報酬など事前に整理・確認することから始めることになります
  2. 相手側(業務を委託する当時者)の確認、報酬の支払方法の確認など、相手側が管理組合の場合、企業や個人を相手にするケースとはやや異なる点に留意します。
  3. 例えば、受託期間が長期に(数年度)にわたる場合、契約当事者だった理事長等(理事会)が交代してしまうことがありますから、委任した業務の継続を次期役員等に引き継ぐことを申し入れておく必要があります。総会の議案書に明記してもらうのがベターですが

(6)    外部監査人(管理組合監事の補佐人)

  1. 外部監査人は、管理組合の監事を補佐する立場で、外部から客観的に監査、助言する業務です。経理上の能力が相応に要求されます。
  2. 外部監査人は、組合員にとっては大きな安心の存在ですが、理事長(理事会)にとってはうるさい存在です。外部監査人は両者の狭間に立つ立場です。
  3. あくまでも管理組合監事を補佐する立場ですが、理事長と監事が特殊密着しているケースもあり、帳票類がそろっていないケースもあるなど、かなり難しい立場に立たされることもあります。
  4. 外部の監査人とはいえ、業務監査も重要ですから、日頃から当該マンションの全体を知る努力が必要となります。
  5. 会計処理上に疑義が生じた場合には、管理組合監事と相談することや、調査協力者を探すことから始めます。
  6. また、単独で解決することを目指さず、税理士などの専門家の協力を得ることが重要です。
  7. 特に疑義ある場合には、秘守義務を守りながら調査を進める必要があります。

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